Политика конфиденциальности KAPP
KAPP — сервис для организаций, их сотрудников, подрядчиков и других уполномоченных пользователей. Он включает сайт KAPP, корпоративные веб-сервисы, мобильное приложение KAPP и связанные серверные функции. KAPP помогает организациям работать с документами, обучением, мероприятиями, запросами, уведомлениями, данными сотрудников и подрядчиков, а также материалами по инцидентам.
Эта политика объясняет, какие персональные данные могут обрабатываться при обращении за демонстрацией и сопровождаемым подключением, при создании и администрировании организации, а также при использовании KAPP конечными пользователями.
1. Кто участвует в обработке данных
Организация-клиент определяет, зачем и как используются данные в её кадровых, учебных, производственных и иных внутренних процессах, назначает роли и права, а также решает, какие сведения её уполномоченные пользователи вносят в KAPP. Владелец KAPP обеспечивает работу и защиту сервиса и обрабатывает данные для предоставления услуги.
Роли сторон в отношении конкретных данных могут различаться и дополнительно определяться договором, поручением организации и применимым законодательством. Вопрос можно направить нам; при необходимости мы передадим его соответствующей организации или согласуем ответ с ней.
2. Откуда поступают данные
- от представителя компании при запросе демонстрации, переговорах и сопровождаемом онбординге;
- от организации-клиента, её администраторов, кадровой службы, руководителей и других уполномоченных лиц;
- от пользователя при активации, входе и работе с доступными ему функциями;
- из рабочих процессов KAPP, например при назначении документа, завершении обучения или изменении статуса запроса либо инцидента;
- автоматически от устройства, приложения и сетевой инфраструктуры при использовании сервиса.
3. Какие данные могут обрабатываться
Запросы компаний и онбординг
- имя, должность, рабочая электронная почта и иные предоставленные деловые контакты представителя;
- название компании, размер команды, отрасль, страна, предполагаемые сценарии использования и требования к настройке;
- содержание переписки, договорённости, статус подключения и сведения, необходимые для проверки полномочий и создания среды организации.
Организация, учётная запись и рабочий профиль
- идентификаторы организации и пользователя, табельный или иной внутренний номер;
- имя, рабочие контакты, роль, статус учётной записи, подразделение, должность, руководитель и рабочая локация;
- организационные связи, права доступа и сведения о принадлежности подрядчику;
- коды активации, односторонний хэш пароля, идентификаторы и состояние сессий, время их выдачи и отзыва.
Документы, обучение, запросы и мероприятия
- документы организации, версии, файлы, назначения, сроки и подтверждения ознакомления;
- запросы и заявления, вложения, авторы, статусы, история рассмотрения и комментарии;
- документы сотрудников и подрядчиков, реквизиты, сроки действия, файлы и результаты проверки;
- назначенные программы обучения, ответы, попытки, результаты, сертификаты и прогресс;
- мероприятия, участники, подтверждения, время выполнения, примечания и связанные материалы.
Загруженные организацией материалы могут относиться к личности, занятости, квалификации, допускам, охране труда, безопасности или медицинским требованиям и поэтому могут содержать конфиденциальные сведения. Организация и пользователи должны добавлять только данные, необходимые для соответствующего рабочего процесса.
Инциденты и безопасность
- описание, место, время и статус инцидента;
- сведения о пострадавших, свидетелях, расследователях и других участниках;
- показания, действия, выводы, решения, фотографии, видео, документы и иные доказательства;
- история обработки записи и сведения об уполномоченных авторах и проверяющих.
Устройство и технические данные
- IP-адрес, сведения о клиенте и устройстве, путь и время запроса, код ответа и идентификаторы корреляции;
- события безопасности, журналы аудита, ошибки и показатели работы сервиса;
- настройка уведомлений, платформа, версия приложения и push-токен, если уведомления включены.
Мобильное приложение не запрашивает постоянный доступ к точной геопозиции. Место инцидента вводится как текст. Фото, видео и файлы передаются только после действия пользователя через системные средства устройства.
4. Для чего используются данные
- ответить на запрос компании, провести демонстрацию, согласовать и выполнить сопровождаемое подключение;
- создать, настроить и администрировать среду организации и её учётные записи;
- предоставлять функции документов, обучения, мероприятий, запросов, уведомлений и инцидентов;
- проверять полномочия и права доступа, поддерживать сессии и предотвращать несанкционированные действия;
- оказывать поддержку, диагностировать ошибки, обеспечивать надёжность и защищать сервис;
- выполнять договорённости с организацией и применимые юридические обязанности;
- вести необходимую историю действий и применять правила хранения организации.
Публичный сайт не использует форму для скрытого сбора заявок: обращение за подключением отправляется пользователем напрямую по электронной почте. В текущей версии сайта нет рекламных трекеров. KAPP не продаёт персональные данные.
5. Основания и выбор организации
Данные обрабатываются в зависимости от ситуации на основании обращения пользователя или представителя компании, исполнения договорных и преддоговорных действий, поручений организации, согласия там, где оно необходимо, законных интересов по обеспечению безопасности и работоспособности сервиса, а также требований применимого права. Организация отвечает за наличие надлежащего основания для данных, которые она вносит или поручает обрабатывать в KAPP.
6. Кому данные могут быть доступны
- организации пользователя и лицам с соответствующими ролями, назначениями или полномочиями;
- владельцу KAPP и уполномоченным специалистам поддержки и эксплуатации в необходимом объёме;
- поставщикам хостинга, баз данных, объектного хранилища, сетевой инфраструктуры и доставки уведомлений;
- профессиональным консультантам или государственным органам, когда это требуется для защиты прав либо по закону;
- новому владельцу сервиса в рамках реорганизации или передачи бизнеса при сохранении надлежащей защиты данных.
Обращения на spongeaibek@gmail.com доставляются и хранятся с использованием почтового сервиса Gmail компании Google. Поэтому не следует отправлять обычной электронной почтой пароли, коды, медицинские сведения, документы сотрудников или материалы инцидентов; для чувствительных данных сначала согласуйте защищённый канал.
Поставщики получают только доступ, необходимый для их функции. Актуальные сведения об инфраструктуре и месте обработки можно запросить по контактному адресу.
7. Хранение и международная обработка
Основные записи хранятся в серверной базе данных, а файлы — в объектном хранилище. Инфраструктурные поставщики могут обрабатывать данные в странах своего присутствия. Организация и владелец KAPP определяют допустимую конфигурацию и необходимые меры с учётом договора и применимого права.
Срок хранения зависит от категории записи, целей обработки, правил организации, договора и обязательных требований. Деловая переписка и сведения об онбординге хранятся столько, сколько необходимо для ответа, подключения, ведения договорных отношений, разрешения споров и выполнения обязанностей. Рабочие, учебные, медицинские, охранные, аудиторские и связанные с безопасностью записи могут храниться дольше. После окончания необходимого срока данные удаляются, обезличиваются или остаются только там, где дальнейшее хранение обязательно.
8. Локальные данные и уведомления
Мобильное приложение может хранить токен входа в защищённом хранилище устройства, кэш профиля, служебные идентификаторы, push-токен и документы, которые пользователь явно сохранил для офлайн-доступа. Выход удаляет локальный токен входа и кэш профиля и пытается отключить push-токен. Офлайн-копии удаляются пользователем отдельно или при удалении приложения.
9. Защита данных
KAPP применяет защищённое соединение, разграничение доступа по организации и ролям, ограниченные по времени ссылки на файлы, проверки загрузок, журналирование значимых действий и иные организационные и технические меры. Ни один способ хранения или передачи не исключает риск полностью. О возможном инциденте безопасности сообщите на spongeaibek@gmail.com.
10. Запросы и права пользователей
Чтобы запросить сведения о своих данных, исправление, ограничение обработки, отзыв ранее данного согласия или удаление учётной записи и связанных данных, напишите на spongeaibek@gmail.com. Укажите имя, организацию и рабочий идентификатор, достаточный для поиска записи. Не отправляйте пароль, код активации или копии чувствительных документов в первом письме.
Для проверки личности и полномочий запрос может быть согласован с администратором соответствующей организации. Ответ и объём действий зависят от роли сторон, применимого права и необходимости сохранить договорные, рабочие, учебные, охранные, медицинские, аудиторские или связанные с безопасностью записи.
11. Дети
KAPP предназначен для организаций и рабочих учётных записей и не предлагает самостоятельную регистрацию детям. Если организация предоставляет доступ несовершеннолетнему на законном основании, вопросы о такой учётной записи следует направлять организации и владельцу KAPP.
12. Сторонние ссылки и изменения политики
Сайт или материалы KAPP могут содержать ссылки на сторонние ресурсы. Их владельцы самостоятельно определяют свои правила обработки данных. При изменении функций, состава данных или участников обработки эта политика может быть обновлена. Новая редакция публикуется по этому адресу с новой датой.
13. Контакты
Вопросы о конфиденциальности, запросы по данным, запросы организаций на подключение и техническая поддержка: spongeaibek@gmail.com.
Владелец и издатель KAPP: Adilzhan Akhmetkerey.